Gegenwärtig ist der Maschinen- und Anlagenbau im globalen Wettbewerb außerordentlich gut positioniert. Um diesen Erfolg zu sichern, gilt es, auch weiterhin mit innovativen Hightech-Produkten am Markt zu überzeugen. Diese anspruchsvollen Aufgaben können nur durch vernetztes Wissen gelöst werden, beispielsweise aus Bereichen wie Elektrotechnik, Software, Mechanik, Optronik und Sensorik. Die Vermittlung genau dieses Wissens sowie Informationen über aktuelle Managementthemen und zukunftsweisende Branchen-Trends bietet der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau seinen Mitgliedern. Zum Informationspaket gehört auch die Zusammenstellung betrieblicher Kennzahlen und Informationen aus allen betrieblichen Bereichen einschließlich der IT mit Hilfe vieler Mitgliedsunternehmen. Dazu bedarf es jedoch einer kaufmännischen Softwarelösung, die ermöglicht, sowohl die verbandsinternen Strukturen und Prozesse als auch die der ca. 3000 zugehörigen Verbandsfirmen zu vereinheitlichen und zu optimieren und die gesammelten Daten transparent abzubilden. Gefordert war zudem eine Lösung, um die verbandsinternen Prozesse in Finanzbuchhaltung, Controlling und Personalwirtschaft effizienter zu gestalten.
Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. (VDMA) vertritt 3000 vorrangig mittelständische Mitgliedsunternehmen der Investitionsgüterindustrie und ist damit einer der mitgliederstärksten und bedeutendsten Industrieverbände in Europa. Der Maschinen- und Anlagenbaubau ist eine Schlüsseltechnologie und gehört zu den größten Branchen und wichtigsten Arbeitgebern in Deutschland. Die Produkte und Dienstleistungen der deutschen Unternehmen genießen weltweit hohes Ansehen – rund zwei Drittel gehen in den Export. In der Mitgliederstruktur des VDMA bildet sich die gesamte Prozesskette ab – vom Hersteller einzelner Komponenten bis zum Anlagenbau, vom Systemlieferanten über den Systemintegrator bis zum Dienstleister. So spiegelt der Verband die vielfältigen Kunden-Lieferanten-Beziehungen entlang der Wertschöpfungskette wider und ermöglicht eine branchenspezifische wie übergreifende Zusammenarbeit.
Interne Abläufe durch neue Software vereinfachen
Den Anstoß für die Umstellung auf eine neue kaufmännische Lösung gab die Tatsache, dass die Vorgängerlösung DCW für den VDMA keine Zukunftsperspektive mehr bot und daher abgelöst werden sollte. Bei der Gelegenheit sollten die internen Abläufe vereinfacht und wichtige Neuerungen implementiert werden. Gefordert war daher auch eine Software-Lösung für Finanzbuchhaltung, Controlling und Personalwirtschaft aus einer Hand. Für das Auswahlverfahren wurden alle innerbetrieblichen Prozesse dokumentiert und für die Erstellung eines Lastenhefts herangezogen. In der anschließenden Präsentationsrunde setzte sich die CSS GmbH mit ihrer kaufmännischen Lösung eGECKO, die als einzige Mittelstandslösung eine 100%ige Integration von Controlling, Rechnungswesen und Personalwirtschaft bietet, gegen drei Mitbewerber durch. CSS überzeugte dabei vor allem durch die Flexibilität seines Produkts, das gute Kosten/Nutzenverhältnis sowie die überragende Akzeptanz Seitens der direkt betroffenen Mitarbeiter aus Finanzcontrolling und Personalabteilung, die alle in den Auswahlprozess einbezogen wurden. Seit Anfang dieses Jahres arbeiten bereits 60 Mitarbeiter des Verbands mit der Lösung – je nach Aufgabenbereich kommen dabei die Module für Finanzbuchhaltung, Controlling, Kostenrechnung, Unternehmenssteuerung, Anlagenbuchhaltung, Faktura sowie Personalwesen, Personalmanagement und Reisekostenabrechnung zum Einsatz.
Mit flexiblen Auswertungen alles im Blick
Das wichtigste Ziel der Implementierung der neuen Softwarelösung bestand darin die Strukturen und Prozesse der ca. 3000 zugehörigen Verbandsfirmen zu vereinheitlichen und zu optimieren sowie die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Applikationen, die zuvor über unabhängige Systeme genutzt wurden, zu integrieren. Mit eGECKO verfügt der VDMA heute über eine zentrale Stammdatenverwaltung und eine Faktura, mit der unternehmenseinheitliche Rechnungen erstellt und direkt durchgebucht werden können. Besonders schätzen die Mitarbeiter die integrierten Reportingfunktionen: „Die Möglichkeit, Auswertungen über den Reportgenerator flexibel darzustellen, bringt eine enorme Arbeitserleichterung. So erstellen wir jetzt durch die Implementierung eines Workflows in eGECKO die monatlichen Reports an die Budgetverantwortlichen schnell und einfach per Knopfdruck. Zudem können wir beliebige unternehmensrelevante Dokumente, wie Analysen, Rechnungen und Formulare, individuell erstellen und an unser einheitliches Corporate Design anpassen“ berichtet Holger Breiderhoff, Geschäftsführer VDMA-Gesellschaften / Leiter Finanzen und Controlling VDMA. Vereinfachungen bietet die neue Lösung auch für die Personalwirtschaft und das Reisemanagement. So werden beispielsweise die teilweise komplexen Arbeitsverhältnisse innerhalb des Verbands komfortabel durch die Software abgebildet und auch das Einstellen von Reisekosten durch Mitarbeiter ist einfach und schnell möglich. Zudem werden die Daten über den integrierten Workflow auch direkt in die Finanzbuchhaltung durchgebucht und die Abrechnung der Reisekosten damit wesentlich erleichtert.
Eine überzeugende Lösung für den Mittelstand
Alle Anforderungen sind mit der Umstellung auf die neue Lösung heute erfüllt: Finanzbuchhaltung und Personalwesen werden gleichermaßen unterstützt, die Datenauswertung erfolgt heute deutlich effizienter und auch ein reibungsloser und einfacher Datenaustausch mit beispielsweise Excel ist möglich. Zudem werden mit der mehrmandantenfähigen Lösung heute 29 Mandanten geführt. Entsprechend positiv fällt das Resümee von Geschäftsführer Holger Breiderhoff aus: „Die gesamte eGECKO-Produktpalette zeichnet sich durch ihre 100%ig integrierte Entwicklung aus und unterstützt damit die durchgängige Gestaltung sämtlicher Unternehmensprozesse ohne Schnittstellen, direkt und transparent. Da die Lösung auf einer flexiblen IT-Technologie basiert, bietet sie Unternehmen Spielraum bei Änderungen und Erweiterungen der IT-Landschaft sowie flexible und umfassende Auswertungsmöglichkeiten. Meiner Ansicht nach ist dies eine sehr moderne betriebswirtschaftliche Softwarelösung, die derzeit im Mittelstandssegment am Markt zu finden ist“.
Weitere Informationen: www.css.de
