Meist fürchten sie hohe Implementierungskosten und sind über die Chancen und Funktionsweisen von CRM-Systemen noch zu wenig informiert.
Doch gute Kundenbetreuung ist mehr als nur freundlicher Service. Gerade in anspruchsvollen Bereichen wie der IT-Branche stellt eine umfassende und systematische Dokumentation der Kommunikation und der zugehörigen Daten die Basis für ein gelungenes Kundenbeziehungsmanagement dar. Das weiß auch ein Experte für IT-Lösungen für den medizinischen Bereich. Er fand eine geeignete Small Business Lösung, die alle Anforderungen des Unternehmens abdeckt – vom Adress- und Kontaktmanagement über die Akquise und Auftragsabwicklung bis zu Kundenhistorie, Dokumentenmanagement und Rechnungsstellung. Dabei schnürt der Anbieter ein Paket, das dem Bedarf eines kleinen Mittelständlers angemessen ist – ganz ohne überflüssige Investitionen in unnütze Module. So ist das Vertrauen in den CRM-Dienstleister bis heute ein wichtiges Fundament der Zusammenarbeit.
Die vedisys® Medical Solutions GmbH mit Sitz in Griesheim bei Darmstadt verfügt über eine mehr als 20-jährige Erfahrung im Gesundheitswesen und ist Teil der vedisys-Gruppe. Das Unternehmen bietet medizinische Soft- und Hardware als integrierte Komplettlösungen und begleitet Anwender von der Planungsphase über die Implementierung bis hin zu Schulungen, Wartung und weiteren Services. Die Kernkompetenzen umfassen diagnostische Bildverfahren, ein optimales Management von Bild- und Befundinformationen sowie die Integration von Klinik-, Radiologie- und Praxisinformationssystemen. Die Lösungen unterstützen sämtliche Prozesse von der Bilderstellung über die Archivierung bis hin zur schnellen Kommunikation über web-basierte Telemedizin sowie die Erstellung von Patienten-CDs und DVDs oder Papierprints. Ein effizientes Radiologieinformationssystem (RIS), Lösungen für digitale Radiographie und Mammographie sowie eine Spezialsoftware für die präoperative Planung und Navigation gehören ebenfalls zum Portfolio.
Transparente Abbildung aller Kundendaten und CRM-Prozesse
Nachdem das Unternehmen seine Kundenbeziehungen zunächst ohne professionelle CRM-Lösung gemanagt hatte, war diese Vorgehensweise im Zuge des Unternehmenswachstums schließlich nicht mehr effizient genug, und zwar bezogen auf den gesamten Prozess von der Verwaltung der Kundenstammdaten über die Auftragsabwicklung und Abrechnung bis hin zum Ticketsystem. Für die vedisys Medical Solutions GmbH stand damit fest, dass es an der Zeit war, sich nach einem professionellen CRM-System umzusehen. Gefordert war eine Lösung, die zuverlässig einen gleichen Dokumentenaufbau von Anschreiben, Rechnungen etc. ermöglicht, automatisiert fortlaufende Rechnungsnummern einfügt und ein Ticketmanagement für Hotline und Techniker beinhaltet. Zudem sollte die Lösung eine Kundendatenbank inklusive Kundenhistorie, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Mahnwesen bieten und neben der Terminplanung kundenspezifische Aktionen wie Mailings durch ein Marketinginstrument unterstützen.
Im Auswahlverfahren zeigte sich, dass es gar nicht so einfach war, eine Small Business Lösung für den kleinen Mittelstand zu finden. „Viele der präsentierten Lösungen waren für uns einfach zu komplex. So wären wir gezwungen gewesen, Komponenten zu bezahlen, die wir gar nicht brauchen. Außerdem decken viele Anbieter nicht das ganze Spektrum an ERP-, CRM- und Ticket-Lösungen ab, so dass man die benötigten Module von unterschiedlichen Anbietern kombinieren müsste. Erst das webbasierte CRM-System Vemas.NET der scholz.msconsulting GmbH hat uns überzeugt. Das Paket Vemas.Small-Business deckt alle unsere Anforderungen ab und das Preis/Leistungsverhältnis stimmt einfach. Zudem bietet Vemas alle Module aus einer Hand und wir könnten je nach Bedarf künftig das System auch flexibel erweitern“, berichtet Stephanie Walter, Assistentin der Geschäftsführung, vedisys Medical Solutions GmbH. Daneben waren die übersichtliche Gestaltung der Oberfläche und die einfache Handhabung ebenso ausschlaggebend wie eine Schnittstelle zu MS Office. „Durch die sehr individuell auf uns zugeschnittene Onlinepräsentation war von Anfang an gegeben, was bei einer Dienstleistung entscheidend ist: Vertrauen. So war die persönliche Betreuung essentiell für unsere Entscheidung, die wir auch durch die hervorragende Leistung von Vertrieb und Installation bestätigt fanden“, ergänzt Jan Pollard, Geschäftsführer der vedisys Medical Solutions GmbH.
Ortsunabhängiger Zugriff dank webbasierter Lösung
Heute verfügt das Unternehmen mit der neuen Lösung über eine fortlaufende Kundenhistorie und damit über eine einheitliche Informationsbasis für Geschäftsleitung, Vertrieb und Technik. Für die Erstellung von Dokumenten wie Angebote oder Rechnungen nutzen die Mitarbeiter personalisierte Vorlagen mit Logo, personalisierte Serienbriefe können über eine Schnittstelle zu Excel schnell und einfach generiert werden. Alles in allem werden sämtliche Pre und After Sales Aktivitäten von Kundengewinnung über Kundenbindung und Rückgewinnung transparent abgebildet. Das webbasierte CRM steht zudem dem Außendienst an jedem beliebigen Ort mit Internet-Zugriff zur Verfügung – lediglich ein PC oder Laptop mit Browser wird benötigt. So haben sowohl die Techniker vor Ort beim Kunden Zugriff als auch die Geschäftsleitung vom Home Office. „So können wir heute noch professioneller und organisierter arbeiten und die Prozesse in der Technik sind effizienter. Dadurch spüren die Mitarbeiter eine deutliche Arbeitserleichterung, was zu einer hohen Akzeptanz des neuen CRM-Systems geführt hat. Auch die Oberfläche, die MS Outlook ähnelt und dem Anwender dadurch schon zu Beginn vertraut erscheint, trägt sicher dazu bei“, so Stephanie Walter. Entsprechend kurz war die Schulung. Wurde dann doch mal der Support gebraucht, hat dieser sich mittels Remote-Zugriff auf den Computer des Nutzers geschaltet und auf dem Bildschirm schnell und einfach den Lösungsweg angezeigt – ein Vorgehen, dass die Mitarbeiter bei der vedisys Medical Solutions GmbH als sehr hilfreich empfanden.
Mit vertrauenswürdigem Ratgeber in die Zukunft
Alles in allem hat sich bis heute der positive Eindruck aus der Präsentation im Auswahlverfahren vollauf bestätigt. So das Fazit von Jan Pollard: „Den ausgesprochen persönlichen Kontakt zu unserem Anbieter und die partnerschaftliche Zusammenarbeit schätzen wir wirklich sehr. Als wir überlegten, das Vertragsmodul von Vemas.NET einzuführen, haben wir den Ratschlag bekommen, dass wir das gar nicht benötigen. scholz.msconsulting hat uns einfach erklärt, wie wir mit der jetzigen Ausstattung, die bei uns anfallenden Aufgaben erledigen können. Es wird also nicht um jeden Preis noch ein weiteres Modul verkauft – wir sehen hier unser Vertrauen erneut bestätigt und wissen, wir können auch in Zukunft auf eine fundierte und bedarfsgerechte Beratung setzen.“
Weitere Informationen unter:www.vedisys.de
