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11.02.2010, Martina Wöhr, CAS Software AG

Seit 1. September 2009 ist die so genannte Datenschutznovelle II bundesweit in Kraft. Diese bringt für alle Unternehmen einige wichtige Änderungen mit sich. „Ohne die passende IT-Infrastruktur lassen sich die technisch-organisatorischen und rechtlichen Anforderungen der Datenschutznovelle heute sehr schwer umsetzen. CRM unterstützt gerade mittelständische Unternehmen dabei, auf Nummer sicher zu gehen“, erklärt Martin Hubschneider, Vorstandsvorsitzender der CAS Software AG, führender deutscher CRM-Anbieter im Mittelstand.

CAS genesisWorld erleichtert Einhaltung rechtlicher Anforderungen

Die CRM-Lösung CAS genesisWorld bietet für den Mittelstand die technische Basis und unterstützt bei weiteren organisatorischen Maßnahmen. Dabei sind technische und organisatorische Aktionen gleichermaßen notwendig. So müssen beispielsweise personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Durch die Nutzung von Zugriffsrechten, Filtern, Ansichten, Cockpits sowie dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst von CAS genesisWorld lassen sich die gespeicherten Adressen systematisch gesetzeskonform pflegen.

Berichtsfunktion ermöglicht Auskunftspflicht

Nach der Gesetzgebung hat eine Person das Recht, über alle über sie gespeicherten Daten Auskunft zu verlangen. Mit Hilfe der Berichtsfunktionen lassen sich in CAS genesisWorld schnell und einfach Übersichten zu gespeicherten Kundendaten erstellen. Durch das Adress- und Verteilermanagement ist jederzeit einsehbar, in welchen Verteilern, Kampagnen, Newsletter etc. eine Adresse enthalten ist. Die notwendigen Einwilligungen zu den einzelnen Aktionen nach dem Opt-In-Prinzip können mit der jeweiligen Adresse bzw. dem entsprechenden Adress-Verteiler verknüpft werden. Die betroffene Person hat weiterhin das Recht, die Berichtigung, Löschung und/oder Sperrung ihrer Adressdaten zu verlangen.

Auch kann sie deren weitere Nutzung zu Werbezwecken untersagen. Das Journal in CAS genesisWorld stellt sicher, dass alle Änderungen (z. B. Berichtigungen) am Adressdatensatz lückenlos mit Zeitstempel protokolliert werden. Auch lässt sich bei der Kontaktaufnahme mit Hilfe smarter Automatismen – basierend auf den Feldern „Erlaubte“ bzw. „Bevorzugte Kontaktart“ – komfortabel sicher stellen, dass Kunden nur auf gewünschte Art und Weise kontaktiert werden.

Zugriffskontrolle durch klare Rechtestrukturen

Mit Kennwörtern und Richtlinien können Unternehmen eine wirkungsvolle Zugriffskontrolle zum datenverarbeitenden System erreichen. CAS genesisWorld bietet die Möglichkeit, klare Rechtestrukturen zu schaffen. Durch das ausgereifte Rechtekonzept (Benutzergruppen, individuelle Rechte auf Datensatztyp und Feldebene, Rechteabstufung von ‚lesen‘ bis ‚vollständige Rechte‘) stellt CAS genesisWorld wichtige Funktionen bereit.

Pflichtfelder verhindern die Weitergabe von Adressen

Dasjenige Unternehmen, welches eine neue Kundenadresse erfasst, muss nach neuer Rechtslage im Adressdatensatz ersichtlich sein. Außerdem ist die Weitergabe von Adressdaten zu Werbezwecken zwei Jahre zu protokollieren, um den Betroffenen gegebenenfalls Auskunft geben zu können. Mit der Definition von Pflichtfeldern in CAS genesisWorld wird sichergestellt, dass bei der Erfassung von Adressdaten alle wichtigen Felder (Erstkontakt am, Erstkontakt durch, Zweck der Erhebung, Interesse etc.) ausgefüllt sind. Benutzerdefinierte Felder können genutzt werden, um festzuhalten, wann welche Daten an wen weitergegeben wurden.

Herausforderung und Chance

Die Verteilung von Zugriffs- und Exportberechtigungen, die Protokollierung von Datenverarbeitungen und Kommunikationsprozessen durch ein CRM-System wie CAS genesisWorld bietet Unternehmen nicht nur vielfältige Möglichkeiten zum Schutz vor Datenmissbrauch, sondern ermöglichen den Ausbau eines individuellen, professionell organisierten Kundenservice. „Eine korrekte und vom Kunden letztlich gewünschte Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor für gute Kundenbindung und zufriedene Kunden. CRM-Lösungen wie CAS genesisWorld unterstützen sowohl die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen als auch das Streben nach profitablen Kundenbeziehungen“, so CAS-Vorsitzender Martin Hubschneider abschließend. Unternehmen sollten daher die mit Inkrafttreten der Datenschutznovelle erforderlichen Änderungen an Prozessen und Datenhaltung gleichzeitig als Chance erkennen, von einer vertrauenswürdigen und maßgeschneiderten Kundenbetreuung zu profitieren.

Mehr Informationen über die CAS Software AG unter: www.cas.de