Durch den Strukturwandel hat sich der Schwerpunkt der Wirtschaftsaktivitäten in Deutschland auf den tertiären Sektor verlagert: Heute arbeiten hier über 70 Prozent aller Erwerbstätigen und erwirtschaften rund zwei Drittel des Bruttoinlandsprodukts. Die Dienstleistungsbranche boomt und gleichzeitig wächst der Konkurrenz- und Kostendruck für die Unternehmen. Sie sind dazu gezwungen, interne Prozesse und Kundenbeziehungen zu optimieren, um vor allem die beiden untrennbaren Größen Kosten und Zeit besser zu managen. Im Unternehmensalltag berät in der Regel das Controlling die Führungsebene in der Prozessoptimierung und Entscheidungsfindung durch die Beschaffung und Auswertung von Informationen. Die Entstehung und Verwendung der Informationen ist dabei über mehrere Schnittstellen miteinander verbunden und je länger die Wege, desto größer ist die Gefahr von Fehlinformationen und damit von Fehlentscheidungen durch die Geschäftsleitung. Unterstützen kann hier ein flexibles und leistungsstarkes System zur Steuerung der Unternehmensprozesse, das es Geschäftsführern ermöglicht, auch direkt und ohne Umwege auf die wichtigsten Kennzahlen zuzugreifen.
Misswirtschaft durch falsche Informationen
Das Management muss sich auf Reports verlassen können, um Kosten, Erfolge, Kapazitäten und die Liquidität planen und kontrollieren zu können. Dabei wird das Reporting von Unternehmenszahlen mit wachsender Auftragslage und steigenden Kundenanforderungen komplexer. Ohne leistungsfähige IT-Infrastruktur wird es zunehmend schwierig, Auftragsvolumen und Rentabilität im Blick zu behalten. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen oft die Ressourcen, um ein optimales Controlling durch ein leistungsfähiges CRM-System garantieren zu können. Aber nur gesicherte Informationen über den Ist-Zustand ermöglichen im Notfall schnelle, solide Maßnahmen zur Ergebnisoptimierung. Viel Zeit geht dabei ohne zuverlässige Software bereits bei der Datenaufbereitung für Kontrollen und Korrekturen verloren, so dass beratende Aufgaben von Controllern kaum noch erfüllt werden können. Auch bei der Arbeit mit verschiedenen Programmen in den einzelnen Abteilungen ergeben sich zusätzlich Fehlerquellen, wenn Daten aus unterschiedlichen Fremdsystemen zusammengeführt werden müssen. Das ist einerseits zeitraubend und andererseits unzuverlässig: Sobald die Daten im Fremdsystem aktualisiert werden, nicht aber auf der nächsten Ebene, sind Rechenfehler vorprogrammiert.
Computer-aided Forecasting
Für eine realistische Einschätzung der Vorgaben und erzielten Projekterfolge ist der Überblick über Rechnungen, Verträge, die Summe aller fix erteilten Dienstleistungsaufträge (entsprechend den Plandaten der Projekte), die Liquiditätsvorschau aus aktiven Projekten (Auftragsbestand) sowie Zahlen aus dem Vertrieb notwendig. Eine Möglichkeit, als Geschäftsleitung alle Kennzahlen sowohl im schnellen Überblick als auch in der Detailansicht zur Verfügung zu haben, von der einzelnen Rechnung bis zur detaillierten Kundenakte, bietet das neueste Modul der webbasierten CRM- und Projektmanagement-Software Vemas.NET, das GF-Cockpit. Per Drill-Down-Funktion lassen sich Details und Einzelpositionen darstellen, so dass sich erzielte Umsätze schnell nachvollziehen lassen und die Budgetplanung sowie die Realisierbarkeit gesteckter Ziele überprüft werden kann. Forecastwerte können sowohl direkt von der Geschäftsleitung eingegeben als auch auf ihre Realisierungswahrscheinlichkeit anhand bereits erzielter Teilziele überprüft werden.
Das GF-Cockpit ist vollständig in Vemas.NET integriert und verschafft sowohl Vertriebsmitarbeitern und Controllern, als auch der Geschäftsführung selbst einen besseren Überblick über laufende Geschäftszahlen und -aktivitäten. So weiß das Management jederzeit, wann welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen und stehen werden und kann die Erfüllung der gesetzten Vorgaben im Auge behalten und gegebenenfalls zeitnah regulierend eingreifen. Dadurch hat die Geschäftsleitung den Informationshebel selbst in der Hand: Durch den direkten Zugriff auf aktuelle Daten und Zahlen müssen Chefs im kurzfristigen Bedarfsfall nicht länger die Berichte Dritter abwarten und frisierte Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Neben der Geschäftsleitung stellt das GF-Cockpit auch für Controller eine große Arbeitserleichterung dar. Viele Anliegen und Vorhaben können im Unternehmensalltag nicht tage- oder wochenlang aufgeschoben werden. Die Zeit, um auf die Zahlen der Buchhaltung, die in der Regel die Werte für das Controlling liefert, zu warten, steht in geschäftskritischen Situationen nicht zur Verfügung, beispielsweise wenn sich spontan die Möglichkeit für lukrative Investitionen bietet oder ein Termin zur Kreditvergabe bei der Bank ansteht. Mit dem GF-Cockpit lässt sich der Zeitbedarf für Routinetätigkeiten in Planung, Analyse und Reporting deutlich reduzieren. Aktuelle Kennzahlen sind innerhalb von Minuten übersichtlich in einer einzigen Tabelle und bis in die Details einsehbar. So erhält man mehr zeitliche Flexibilität, sowohl für das Treffen tagesaktueller Entscheidungen als auch für die Erarbeitung von Vorschlägen für langfristige Maßnahmen.
Optimale Kommunikation und Kontrolle
Das GF-Cockpit ermöglicht durch zahlreiche grafische und tabellarische Reporting-Möglichkeiten eine übersichtliche Darstellung geplanter und tatsächlich erzielter Umsätze. Zur Erstellung von Umsatzprognosen werden alle relevanten Forecastwerte einbezogen, so dass notfalls Maßnahmen ergriffen werden können. Die Soll-Ist-Vergleiche bieten dabei nicht nur der Geschäftsführung und Controllern wertvolle Informationen, auch Vertriebsmitarbeiter behalten den Überblick über anfallende Aufgaben und können Kundenkontakte und Bearbeitungsstände zeitnah und zuverlässig einsehen.
Nur durch eine transparente, zuverlässige Kommunikation lässt sich die Brücke von der Vertriebs- und Projektebene zur Chefetage schlagen. Die ständige Beobachtung erzeugt Druck, aber: Ein Unternehmen kann nur dann seine Umsätze steigern, wenn alle an einem Strang ziehen und jeder für seinen Arbeitsbereich weiß, woran er ist. Und am Ende trägt die Geschäftsleitung die gesamte Verantwortung, so dass der uneingeschränkte Zugang zu allen relevanten Zahlen selbstverständlich und jederzeit möglich sein sollte. Denn wenn Informationen zu spät ankommen, ist der Kunde verloren. Das ist besonders in der Dienstleistungsbranche geschäftskritisch, denn der Kunde kauft nicht alle zwei Woche eine Dienstleistung, sondern bestenfalls wenige Male im Jahr – und wenn ein Anbieter nicht überzeugt, dann gibt es gerade in dieser Branche eine Vielzahl an Wettbewerbern, die ein ähnliches Produkt anbieten. Besonders für Unternehmen, die keine breite Masse bedienen wollen, sondern denen ihre Kunden am Herz liegen, ist eine Software, die Transparenz ermöglicht, unentbehrlich. Mit einem Tool, das Computer-aided Forecasting und die Kontrolle auf Basis aktueller Zahlen unterstützt, hat die Geschäftsleitung das Unternehmen stets im Griff.
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