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30.08.2014- Als das Rellinger Unternehmen Dent Wizard die amerikanische Konzernstruktur verließ, stieß die alte Softwarelandschaft des wachsenden mittelständischen Unternehmens an ihre Grenzen. Statt kleinteilige IT-Projekte führte der Reparaturspezialist in einem Schritt eine neue Enterprise-Resource-Planning- (ERP), Human Resources- (HR), Customer-Relationship-Management- (CRM), Dokumenten-Management-System-Software (DMS) sowie einen Applikationsserver ein.

Vor rund drei Jahren stand Dent Wizard vor der Entscheidung, Schritt für Schritt die mittlerweile veraltete Softwarelandschaft zu erneuern oder alle Anwendungen in einem Projekt neu aufzusetzen. Grund waren die vielen manuellen Prozesse, die die alte Software erforderte. „Fünf Mitarbeiter waren allein damit beschäftigt, manuelle Eingaben zu tätigen. Alles wurde auf Papier erfasst. Die Durchschläge stapelten sich auf dem Schreibtisch der Buchhaltung“, schildert IT-Leiter Benjamin Kahl.

Nach der Gründung 1983 in den USA entwickelte sich Dent Wizard zu einem Spezialisten in Sachen Dellenentfernung ohne Lackieren im Kfz-Bereich. Seit 1997 ist das Unternehmen auch hierzulande aktiv. 300 Mitarbeiter sollen deutschlandweit bei Händlern und in den „Smart Repair Centern“ dafür sorgen, dass Reparaturen möglichst günstiger, schneller und schonender erfolgen. Neben der Dellenentfernung bietet das Unternehmen auch die Reparatur des Innenraums und der Felgen sowie die Fahrzeugaufbereitung an. Kunden sind meist Unternehmen, darunter viele Versicherungen. Bevor Dent Wizard seine Softwarelandschaft erneuerte, geschah vieles auf Papier, was die Prozesse deutlich verlangsamte.ERP-, HR-, CRM-, DMS-Software
Neue Softwarelandschaft für Dent Wizard
Als das Rellinger Unternehmen Dent Wizard die amerikanische Konzernstruktur verließ, stieß die alte Softwarelandschaft des wachsenden mittelständischen Unternehmens an ihre Grenzen. Statt kleinteilige IT-Projekte führte der Reparaturspezialist in einem Schritt eine neue Enterprise-Resource-Planning- (ERP), Human Resources- (HR), Customer-Relationship-Management- (CRM), Dokumenten-Management-System-Software (DMS) sowie einen Applikationsserver ein.
Zur Dienstleistung des Unternehmens Dent Wizard gehört u.a. die Reparatur von Felgen.
Vor rund drei Jahren stand Dent Wizard vor der Entscheidung, Schritt für Schritt die mittlerweile veraltete Softwarelandschaft zu erneuern oder alle Anwendungen in einem Projekt neu aufzusetzen. Grund waren die vielen manuellen Prozesse, die die alte Software erforderte. „Fünf Mitarbeiter waren allein damit beschäftigt, manuelle Eingaben zu tätigen. Alles wurde auf Papier erfasst. Die Durchschläge stapelten sich auf dem Schreibtisch der Buchhaltung“, schildert IT-Leiter Benjamin Kahl.
Nach der Gründung 1983 in den USA entwickelte sich Dent Wizard zu einem Spezialisten in Sachen Dellenentfernung ohne Lackieren im Kfz-Bereich. Seit 1997 ist das Unternehmen auch hierzulande aktiv. 300 Mitarbeiter sollen deutschlandweit bei Händlern und in den „Smart Repair Centern“ dafür sorgen, dass Reparaturen möglichst günstiger, schneller und schonender erfolgen. Neben der Dellenentfernung bietet das Unternehmen auch die Reparatur des Innenraums und der Felgen sowie die Fahrzeugaufbereitung an. Kunden sind meist Unternehmen, darunter viele Versicherungen. Bevor Dent Wizard seine Softwarelandschaft erneuerte, geschah vieles auf Papier, was die Prozesse deutlich verlangsamte.
„Wir suchten eine Software, die anpassbar ist, die es zulässt, Funktionen selbst zu programmieren“, berichtet Kahl. Im Laufe des Sichtungsprozesses stieß Kahl auf Sage. Deren Software konnte bis auf die Dokumenten-Management-Software die Anforderungen von Dent Wizard weitgehend erfüllen. Die Implementierung übernahm das Systemhaus CRM Solutions.

Der Weg zur Umsetzung war mit Hürden versehen. „Man muss auch zulassen, dass sich ein Projekt ändert, und nicht krampfhaft am Plan festhalten“, hat Kahl gelernt. So funktionierte das Fakturieren in der Cloud nicht auf Anhieb. „Das lag leider am sehr engen Zeitplan, den wir unserem Dienstleister auferlegten.“

Auch war es vorher mit mehr Arbeit verbunden, Kostenvoranschläge für Hagelschäden zu erstellen. Im Winter repariert das Unternehmen um die 7.000 Schäden, in den Sommermonaten sind es im Schnitt 10.000 bis 12.000. Doch diese stellen ganz spezielle Anforderungen an die Software. Jede Versicherung bemisst die Schäden gemäß eigenen Regularien. So gibt es zahlreiche unterschiedliche Tarife, die sich jeweils nach individuellen Parametern wie der Dellengröße oder der Art des Materials bemessen. Früher mussten diese Berechnungen der Kostenvoranschläge von den Mitarbeitern vor Ort gemacht und auf Papier notiert werden, was fehlerbehaftet war. Heute ermittelt die eigens von Dent Wizard entwickelte Software eWizard den Preis. Das spart Zeit.

Heute ist neben dem ERP-Produkt Office Line die Personalwirtschaftslösung und das Kundenbeziehungs-Management-Programm von Sage CRM bei Dent Wizard im Einsatz. Da der Anbieter damals noch keine DMS-Lösung anbot, entschied sich das Unternehmen für ein Produkt von ELO Digital Office, das über eine zertifizierte Schnittstelle mit den restlichen Produkten kompatibel ist. Damit alle Lösungen möglichst gut zusammenarbeiten, hat CRM Solutions einen Applikationsserver eigens für Dent Wizard angepasst – als eine Art zentraler Schnittstelle zu externen Dienstleistern, die Finanzdaten aus dem Cloud-System entgegennimmt: Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Außendienst einen Vorgang von seinem Tablet oder Smartphone abschickt, wird dieser vom System geprüft und bei korrekter Eingabe an die entsprechende Anwendung, z. B. die ERP-Software, weitergeleitet. All das musste früher manuell ausgewertet werden, sobald die Belege per Post eingegangen waren.

Auch war es vorher mit mehr Arbeit verbunden, Kostenvoranschläge für Hagelschäden zu erstellen. Im Winter repariert das Unternehmen um die 7.000 Schäden, in den Sommermonaten sind es im Schnitt 10.000 bis 12.000. Doch diese stellen ganz spezielle Anforderungen an die Software. Jede Versicherung bemisst die Schäden gemäß eigenen Regularien. So gibt es zahlreiche unterschiedliche Tarife, die sich jeweils nach individuellen Parametern wie der Dellengröße oder der Art des Materials bemessen. Früher mussten diese Berechnungen der Kostenvoranschläge von den Mitarbeitern vor Ort gemacht und auf Papier notiert werden, was fehlerbehaftet war. Heute ermittelt die eigens von Dent Wizard entwickelte Software eWizard den Preis. Das spart Zeit.

Der technische Fortschritt bei Dent Wizard hat auch personelle Auswirkungen gezeigt. Zwei nach der Software-Umstellung frei gewordene Stellen mussten nicht mehr besetzt werden. Drei weitere Mitarbeiter konnten mit neuen Aufgaben betreut werden. Auch bleibt jetzt mehr Zeit für das Forderungsmanagement und die Kosten für die ausgelagerte Lohnbuchhaltung, die im vierstelligen Bereich lagen, konnten eingespart werden.

Über Dent Wizard

Standort: Rellingen bei Hamburg

Gründung: 1983 in den USA, seit 1997 in Deutschland

Mitarbeiter: 300

Branche:Fahrzeugreparatur, Fahrzeugaufbereitung

Kunden: u.a. ca. 5.200 Automobilhändler

www.dentwizard.de

Quelle:http://www.itmittelstand.de