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Krefeld, September 2011– Die Erstellung und der Versand von Rechnungen war für Unternehmen bisher stets ein zeit- und kostenintensives Unterfangen. Dieser Herausforderung zur Reduktion der manuellen Aufwendungen bei der Rechnungserstellung hat die scholz.msconsulting GmbH nun eine technische Lösung für den automatisierten Rechnungsworkflow für die CRM- und Projektmanagement-Software Vemas.NET entwickelt. Auf der DMS Expo, die vom 20. – 22. September 2011 in Stuttgart stattfindet, wird das neue Verfahren nun erstmals öffentlich vorgestellt. Die wesentlichen Vorteile dieser Neuerung sind, neben einer erheblichen Zeitersparnis, die automatische Erstellung von Debitoren-Rechnungen und Archivierung der Dokumente im PDF-Format, die individuelle Anpassung an das Corporate Design des Kunden, sowie eine einfache Darstellungsmöglichkeit des individuellen Prozessverlaufs. Das innovative Verfahren ist dabei auf die gleichzeitige Erstellung von mehreren tausend Rechnungen mit wenigen Klicks ausgerichtet. Die Reduktion des Arbeitsaufwandes und die Einsparung von Ressourcen sind wesentliche Faktoren, die für eine Integration dieses automatisierten Rechnungssystems in die Abteilung Kundenpflege der Unternehmen sprechen. Firmenintern durchgeführte Produkttests haben ergeben, dass die Erstellung von über 1.000 Rechnungen mit dem neuen Workflow-Modul lediglich wenige Minuten in Anspruch nimmt. Im Vergleich dazu hat die herkömmliche manuelle Methode, für die gleiche Anzahl an Rechnungen, über drei Stunden beansprucht. Gleiches gilt für die Zustellung der Zahlungsaufforderungen. Durch den automatisierten Versand der Rechnungen per E-Mail reduziert sich der Zeitaufwand auf lediglich eine Minute, wohingegen die bisherige Auslieferung auf postalischem Wege insgesamt vier bis sechs Stunden an Vorbereitungszeit benötigt. Zusätzlich gestaltet sich der Online-Versand von Rechnungen für die Unternehmen wesentlich günstiger, da die Kosten für Kuverts und Porto bei dieser Methode komplett wegfallen.

Um den Prozessverlauf nachvollziehbar und übersichtlich zu gestalten, speichert Vemas.NET die erstellten Rechnungen als Einzeldokumente in speziell angelegten E-Akten. Für die Aufbereitung der Informationen benötigt die neue Version der Software weder Word, noch ein anderes textverarbeitendes Zusatzprogramm. Die Rechnungsdaten werden automatisch im unveränderbaren PDF-Format erstellt. Die Gefahr, wesentliche Aspekte bei der Rechnungsstellung zu vergessen, wird dadurch erheblich geringer und die Kontrolle darüber, welche Rechnungen bereits freigegeben, versendet oder bezahlt wurden, bleibt auch zu späteren Zeitpunkten noch komplett erhalten. Als zusätzliche Sicherungsoption besteht die Möglichkeit, Rechnungen nur nach erfolgter interner Freigabe durch eine autorisierte Person zu versenden.

scholz.msconsulting auf der DMS Expo 2011:
Zeit: 20.09. – 22.09. 2011
Ort: Messe Stuttgart
Halle 7, Stand 7B51

Über Vemas.NET
Die integrierte CRM- und Projektmanagement Software Vemas.NET bildet alle Prozesse in einer unternehmensweiten Anwendung online ab. In der webbasierten CRM- und Projektmanagement Software können alle wesentlichen Prozesse auf Knopfdruck abgewickelt werden – von der Vertriebssteuerung über das CRM, die Projektverwaltung mit integrierter Projektplanung, die automatische Berechnung von Dienstleistungen, Produktauslieferungen und Service/Support-Verträge über das Hotline-Management bis hin zum integrierten Projekt-Controlling mit Unternehmenszahlen. Zusätzlich zur Basissoftware sind verschiedene Module wie etwa die Projektverwaltung, das Vertrags-Management, die Anbindung an kundenindividuelle Finanzbuchhaltungs-Systeme und als neueste Entwicklung die Seminarverwaltung modular erweiterbar. Die Software ist insbesondere für Unternehmen konzipiert, die erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen im B2B-Bereich anbieten und über einen oder mehrere Standorte verfügen und besonderen Wert auf ein transparentes Controlling und die integrative Abwicklung aller Unternehmens-Prozesse in einer Anwendung legen.

Über scholz.msconsulting
Die scholz.msconsulting GmbH widmet sich seit über 30 Jahren der Optimierung von Unternehmens- und Geschäftprozessen mittels IT-gestützter Lösungen und individueller Coaching-Maßnahmen. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Konzepte, Trainings und Lösungen, darunter die eigens entwickelte CRM- und Projektmanagement Software Vemas.NET. Im Mittelpunkt des Interesses steht die Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen für die Bereiche Vertrieb, Projektmanagement, Faktura und Controlling in Unternehmen, die erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen anbieten. Als Microsoft Certified Partner verfügt die scholz.msconsulting GmbH über zahlreiche Zertifizierungen im Microsoft-Umfeld.

Weitere Informationen: www.msconsulting.de