Das Informationsmanagement ist für Unternehmen das Zünglein an der Waage, wenn es darum geht, Prozesse effizient zu steuern. Kundendaten müssen verwaltet, Projektfortschritte im Auge behalten und Unternehmenszahlen schnell abrufbar sein, um auch kurzfristig Entscheidungen treffen zu können. Wer hier mit mehreren Systemen gleichzeitig arbeitet, der verbaut sich den nötigen Überblick. Eine Software, die alle wichtigen Bereiche wie CRM und Projektmanagement miteinander verbindet, kann Abhilfe schaffen. Der Dienstleister CONTENiT, der für seine Kunden Informationsprozesse optimiert, hat sich jetzt für effizientere Transparenz im eigenen Unternehmen entschieden.
Als Beratungsunternehmen und Systemintegrator für Enterprise Content Management (ECM) hat sich die CONTENiT AG auf die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Integration von Informationstechnologien spezialisiert. Die Schwerpunkte des Dienstleisters aus Bocholt liegen in den Bereichen revisionssichere Archivierung, Dokumenten-Management (DMS) und Workflow/Business-Process-Management. Dazu kommen noch Teamarbeit und Collaboration.Fachbereichsübergreifende Lösungen für ein ganzheitliches Informationsmanagement sollen die Kunden in die Lage versetzen, Informationen unterschiedlichster Art entlang des gesamten Unternehmenszyklus zu nutzen. Die 30 Spezialisten der CONTENiT AG unterstützen die Kunden bei der Auswahl, der Einführung und dem Betrieb von ECM-Systemen. Um auch die eigenen Unternehmensprozesse transparenter zu machen entschied man sich bei CONTENiT Anfang 2011, eine neue CRM- und Projektmanagement-Software einzuführen. „Wir haben historisch bedingt mit mehreren Systemen parallel gearbeitet“, erklärt André Hüttemann, Geschäftsleiter bei der CONTENiT AG. „Die Übertragung der Daten war unnötig aufwendig, darum haben wir nach einer Lösung gesucht, die alle Funktionen auf einer Oberfläche vereint.“
Mehr Transparenz dank Integration aller Bereiche
Nach der genaueren Begutachtung von mehreren Lösungen entschied man sich schließlich für Vemas.NET von scholz.msconsulting, das Funktionen für CRM und Projektmanagement in einer Software integriert. Zum einen hat die Funktionalität der Lösung den IT-Dienstleister überzeugt. „Zweitens sprach auch die sehr moderne Architektur der Software für Vemas.NET, da sie auch im Rechenzentrumsumfeld sehr gut funktioniert“, sagt Herr Hüttemann. „Und drittens entstand während der Gespräche mit scholz.msconsulting die Idee, gemeinsam als Partner Lösungen auf den Markt zu bringen.“ Am 1. Juli startete schließlich das Projekt, am 1. Oktober begann bereits die operative Nutzung von Vemas.NET. Die Anbindung der letzten Unternehmensbereiche ist für den Dezember geplant. Bisher wurde Vemas.NET in folgenden Unternehmensbereiche erfolgreich eingeführt: Vertrieb, Enterprise Ressource Planning (ERP), Controlling und Faktura sowie das Vertragsmanagement und die Abrechnung von Regelbetriebsleistungen.
Durch den modularen Aufbau von Vemas.NET kann die Lösung genau an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Alle betriebswirtschaftlichen Abläufe, von der Vertriebssteuerung über das CRM, die Projektverwaltung mit integrierter Projektplanung bis hin zur automatischen Berechnung von Dienstleistungen, Produktauslieferungen sowie Service- und Support-Verträgen, lassen sich komfortabel abwickeln. Zudem unterstützt die Lösung das Hotline-Management bis hin zum integrierten Projektcontrolling und liefert alle wichtigen Unternehmenszahlen übersichtlich auf einer Oberfläche. Die CONTENiT AG unterhält zwei Standorte in Bocholt, an denen webbasiert mit Vemas.NET gearbeitet werden kann, so dass die Lösung für alle Mitarbeiter ortsunabhängig zur Verfügung steht. „Wir merken bereits jetzt nach der noch kurzen Phase der operativen Nutzung, dass wir die Prozesse im Vertrieb optimieren konnten. So geht zum Beispiel die Angebotserstellung jetzt deutlich schneller“, berichtet Herr Hüttemann. „Auch in den Bereichen Faktura und Controlling sind die Vorteile von Vemas.NET schon spürbar.“
Partnerschaft mit Zukunft
Die Mitarbeiter bei CONTENiT kamen mit der nutzerfreundlichen Oberfläche schnell zurecht und sind auch von den Funktionen begeistert. Die Einarbeitung wurde durch Schulungen von scholz.msconsulting unterstützt, aber die gute Usability hat es den Mitarbeitern zusätzlich einfach gemacht: „Die Einführung gestaltete sich insgesamt sehr effizient“ berichtet Herr Hüttemann, „die Mitarbeiter von scholz.msconsulting haben sich dabei als sehr kompetent erwiesen.“ Das Highlight für Herrn Hüttemann ist ganz klar die Integration der unterschiedlichen Geschäftsbereiche in einem System: „Mit Vemas.NET decken wir alles ab. Die Kommunikation mit Interessenten, das Projektgeschäft, Faktura, Controlling und das Regelbetriebsgeschäft. Wir haben deutlich weniger Aufwand, seit wir keine Daten mehr von einem System in ein anderes übertragen müssen.“ CONTENiT und scholz.msconsulting stellen sich für die Zukunft eine noch engere Zusammenarbeit vor. Das könnte zum Beispiel die Entwicklung einer Lösung sein, die Dokumentenmanagement, ERP, CRM und Portale vereint. „Projektportale und Tools zum Informationsaustausch sind nicht nur für uns, sondern auch für Vemas-Kunden interessant“, sagt Herr Hüttemann. „Wir können uns vorstellen, gemeinsam ein Produkt zu entwickeln, das DMS an komplexe Projekte andockt.“ Dank der gegenseitigen Inspiration steht einer weiteren erfolgreichen Zusammenarbeit also nichts im Wege.
Weitere Informationen: www.msconsulting.de und: www.contenit.de
