Zur Information einzelner Kundengruppen oder für den regelmäßigen Versand von Newslettern bietet CentralStationCRM die Möglichkeit, individuelle Mailings an mehrere Personen zu erstellen.
In diesem Artikel wird gezeigt, wie einfach dieser Prozess ist und wie er effizient durchgeführt werden kann.
Kontakte organisieren mit Hilfe von Tags
Die Grundlage für jedes Mailing sind die Kontakte im CRM-System. Um diese Kontakte effizient zu organisieren und später gezielt ansprechen zu können, sollten sie mit Tags (Schlagwörtern) kategorisiert werden.
Diese Tags können frei gewählt und an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Beispiele für Tags sind die Industrie, in der der Kontakt tätig ist, oder die Art des Kontakts (Kunde, Pressekontakt, Geschäftspartner). Durch diese Kategorisierung wird die spätere Filterung und Segmentierung der Kontakte erleichtert.
Filtern und Segmentieren im CRM
Eine gut gepflegte Kontaktbasis ermöglicht eine einfache und schnelle Bearbeitung der Kontakte. Um die Zielgruppe für ein Mailing zu finden, kann nach den vergebenen Tags, nach Postleitzahlen oder Städten gefiltert werden. Eine Kombination aus beiden Kriterien ist ebenfalls möglich.
Beispielsweise können alle Kunden der Automobilindustrie im Postleitzahlenbereich ‘70’ gefiltert werden. Innerhalb weniger Sekunden wird eine Trefferliste erstellt, die in der rechten Spalte nach Excel exportiert werden kann.
Erstellung von Serienbriefen in Microsoft Word
Mit der exportierten Trefferliste kann die Serienbrieffunktion in Microsoft Word genutzt werden. Dieser Artikel zeigt die Schritte anhand von Word 2007, wobei die Vorgehensweise in anderen Versionen ähnlich ist.
Öffnen von Word und Starten des Seriendrucks:
Öffnen Sie Word und wählen Sie den Reiter “Sendungen”.
Klicken Sie auf “Seriendruck starten” und wählen Sie “Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt”.
Auswahl der Seriendokumentart:
Folgen Sie den Anweisungen von Word und wählen Sie die Art des Seriendokuments (Briefe, E-Mails, etc.).
Wählen Sie das Dokument, das als Grundlage für das Mailing verwendet werden soll. Dies kann eine Word-Vorlage, eine eigene Vorlage oder ein neues Dokument sein.
Einfügen von Platzhaltern:
In dem Dokument werden Platzhalter für z.B. die Anrede gesetzt, die später durch die entsprechenden Werte aus der Excel-Liste ersetzt werden.
Auswahl der Empfänger:
Wählen Sie “Vorhandene Liste verwenden” und suchen Sie die exportierte Excel-Datei auf Ihrem Rechner.
Überprüfen und bestätigen Sie die Feldzuordnungen, die Word vorschlägt.
Zusammenführung der Daten:
Word kombiniert die Daten aus der Excel-Datei mit der Word-Vorlage. Das Ergebnis kann in Schritt 5 des Assistenten überprüft werden.
Versand der Serienbriefe oder E-Mails:
Nach der Überprüfung können die Serienbriefe gedruckt oder die E-Mails versendet werden.
Flexibilität durch bewährte Tools
Der Vorteil, Serienbriefe und -Mailings mit bewährten Tools wie Microsoft Word durchzuführen, liegt in der zusätzlichen Flexibilität und der leistungsfähigen Textverarbeitung. Diese Tools sind hervorragend für die Erstellung von Serienschreiben geeignet. Eine solche Flexibilität würde in CentralStationCRM zu einer enormen Komplexität führen, weshalb die Zusammenarbeit mit Office-Programmen bevorzugt wird.
Fazit
Die Verwendung von CentralStationCRM in Kombination mit Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen ermöglicht eine effiziente und flexible Erstellung von Mailings und Serienbriefen. Diese Methode hilft, die Kommunikation mit Kunden zu optimieren und zielgerichtet zu gestalten.
Für detaillierte Anleitungen und weitere Informationen, lesen Sie den vollständigen Artikel hier: https://centralstationcrm.de/blog/2011-10-14-Anwendungsbeispiel-Mailings-und-Serienbriefe-mit-CentralStationCRM