In der Grafikabteilung eines großen Unternehmens kann es schon mal stressig und unübersichtlich werden, wenn ein Auftrag nach dem anderen hereinpurzelt. Insbesondere gilt das in einem Geschäftsfeld, in dem regelmäßig gesetzliche Änderungen anstehen – wie in der Tabak-Branche.

Versinken im Zettelchaos
PÖSCHL TABAK ist der weltweit größte Produzent von Schnupftabak und führender deutscher, konzernunabhängiger Hersteller von Tabakprodukten. Das Unternehmen exportiert seine Produkte in 100 Länder weltweit. Für fünf der insgesamt etwa 850 Mitarbeiter, die in Deutschland sitzende Grafikabteilung, bedeutet das rund 450 unterschiedlich zu überarbeitende Verpackungen im Jahr.

Zusätzlich werden dort neue Tabakbeutel und -dosen sowie Werbemittel wie Filme, Flyer, Plakate, Aufsteller,
usw. gestaltet. Die Abteilung händelt mittlerweile etwa 1.000 Aufträge im Jahr. Dazu kommen anfallende Korrekturgänge und wiederholte Freigaben. Während die circa 180 jährlichen Aufträge vor etwa fünf Jahren noch gut mit Excel und Papier zu erfassen und organisieren waren, standen die Mitarbeiter von PÖSCHL TABAK zunehmend vor dem Problem, die Listen und Zettel zu überblicken, um beispielsweise den Status des Auftrags zu erfahren.

Detlef Hoffmann, Leiter des Produkt-Managements, nahm sich des Problems an: Ein Tool zur Auftragsverwaltung sollte her. Aufgrund der bisherigen positiven Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung
von PÖSCHL TABAK und der GEDYS IntraWare fiel die Entscheidung recht schnell. Nach wiederholten Absprachen wurde Schritt für Schritt die Anpassung eines Auftragsverwaltungs-Tools für die Grafikabteilung
vorgenommen. Nach einigen Pilot-Tests und weiteren Optimierungen sind die Mitarbeiter bei PÖSCHL TABAK
von ihrem neuen, digitalisierten Workflow überzeugt.

Fließend Aufträge verwalten im neuen Workflow
Jetzt ist der Workflow so flüssig wie noch nie. Der Auftraggeber erstellt über die neue Software einen Auftrag
samt kurzem Briefing und Priorisierung. Die übliche Bearbeitungszeit beläuft sich dabei auf 14 Tage. Soll ein Auftrag schneller bearbeitet werden, kann der Auftraggeber dies mit Begründung angeben. Alle Aufträge werden in einem „Pool“ gesammelt.

» Die Arbeit mit dem neuen Tool von GEDYS IntraWare erleichtert uns den Alltag spürbar. Endlich keine Zettelwirtschaft mehr.“ Bianca Hoffmann, PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG, Grafikerin

Sind die Grafiker wieder frei, nehmen sie den nächsten Auftrag aus dem Pool entgegen und beginnen mit der Bearbeitung. Den Status des Auftrab er bereits zur Freigabe im Umlauf ist oder ob er noch einmal
korrigiert wird. Ist die Grafik fertig, geht sie in einem Freigabeumlauf an die entsprechenden Mitarbeiter. Darin sind bis zu 20 Personen aus Marketing, Verkauf, Einkauf, ProduktManagement und dem internationalen Area-Management involviert. Freigaben, die im Ausland erteilt werden müssen, werden über den Landesverantwortlichen in Deutschland per E-Mail vermittelt. Der zuständige Mitarbeiter kann nun entweder die
Freigabe erteilen oder im Tool direkt über den Auftrag Korrekturen durchgeben. Dann beginnt die Schleife erneut, bis die Freigabe erteilt wurde. Ist es soweit, werden die Druckunterlagen erstellt und gehen an die Einkaufsabteilung, die den Druckauftrag extern erteilt. Bei sich wiederholenden Aufträgen, kann der Auftraggeber sich direkt auf den bereits bearbeiteten Auftrag beziehen. So wird das Briefing zusätzlich erleichtert.

Der neue Workflow bei PÖSCHL TABAK

Die Stundenerfassung, die zuvor noch aufwendig über Excel-Listen lief, wird jetzt in der Auftragsverwaltung
geregelt. So kann viel einfacher verfolgt werden, ob Auftragszeiten in Relation zum Auftrag stehen und die
Zeiten lassen sich schnell einsehen, um auf entsprechende Kostenstellen verbucht zu werden.
Zeiteinsparung und Zufriedenheit Nicht nur die Zusammenarbeit mit GEDYS IntraWare wurde als angenehm und inspirierend empfunden. Während einige Kollegen zunächst noch skeptisch waren, ist das Feedback für das Tool, laut Hoffmann, mittlerweile durchweg positiv.

Die Verwaltung der Aufträge nimmt jetzt sowohl auf Auftrags- als auch auf Grafiker-Seite wesentlich weniger Zeit
in Anspruch. Der Freigabe-Prozess ist stark vereinfacht worden und Aufträge können leichter nachverfolgt oder
gegebenenfalls storniert werden. Die Grafiker sehen die Auftragslage schnell ein und wissen jederzeit, wer was
bearbeitet und welchen Status der Auftrag hat. Darüber hinaus stellt die automatisierte Stundenerfassung eine
sehr große Zeitersparnis dar.

»Unsere Mitarbeiter arbeiten gern und zufrieden mit dem AuftragsverwaltungsTool der GEDYS IntraWare. «
Detlef Hoffmann, PÖSCHL TABAK G

» Wir sind wieder einmal sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit GEDYS IntraWare. Das Tool erfüllt all unsere Anforderungen. « Sven Weber, PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG, Leiter IT

www.gedys-intraware.de