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Unschlagbares Team

Die Stiftung Friedensdialog der Weltreligionen hat die Weltkonferenz von Religions for Peace mit rund 900 Teilnehmenden aus mehr als 100 Ländern in Lindau am Bodensee ausgerichtet.

Die Tagungsorganisatorin Sandra Hoyler blickt auf eine gelungene Veranstaltung zurück, die maßgeblich mit combit CRM organisiert wurde.

Herausforderungen

  • Doppelte, widersprüchliche und dezentrale Datenhaltung vermeiden
  • Zeitraubende und wiederkehrende manuelle Prozesse vermeiden
  • Komplexe Anforderungen und spezifische Informationen in der Software abbilden

Erfolge

  • Zentrale Datenablage mit voller Kontrolle
  • Automatisierung von Standardprozessen
  • Volle Anpassung an die Anforderungen

„Wir hatten nur wenige Monate Zeit. Mit combit CRM hat die Organisation der Veranstaltung einfach unkompliziert und schnell geklappt.“ Sandra Hoyler, Stiftung Friedensdialog der Weltreligionen.

Anforderungen

Das Team der Stiftung hatte zuvor keine Veranstaltung dieser Größenordnung ausgerichtet. Für die Organisatoren war jedoch schnell klar, dass sie eine Software benötigen, in der sich die gesamte komplexe Planung und Durchführung umsetzen lässt. Die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erforderten zudem ein strukturiertes und sicheres Daten­manage­ment. Da die Konferenz international ausgerichtet war, musste auf zahlreiche Spezifikationen Rücksicht ge­nommen werden. Wegen der großen Datenmengen sollten Standardprozesse unbedingt automatisiert ablaufen. Doch am wichtigsten war es dem Team, die Veranstaltung ganzheitlich im Blick zu haben.

CRM-Lösung

Mit combit CRM funktionierten Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung reibungslos. Die Kommunikation über Einzel- und Serienmails erfolgte direkt aus der CRM Software. Durch die Anbindung an die Website wurden die Anmeldungen und hochgeladene Dokumente automatisiert übernommen. Alle anfallenden Dokumente mit personenbezogenen Daten wie Flugtickets, Hotelbuchungen und Visa konnten DSGVO-konform dokumentiert werden. Über das integrierte Reporting wurden Kennzahlen über Teilnehmende und bspw. deren Herkunft ermittelt und, bei Bedarf, grafisch visualisiert ausgegeben. Der Druck von Teilnehmerausweisen und Listen erfolgte ebenfalls direkt aus dem CRM System.

Fazit

Sandra Hoyler ist sich sicher, dass combit CRM die optimale Lösung für Ihre Veranstaltung war. Die Arbeitserleichterung durch die Software war enorm und sorgte für:

  • Effiziente Arbeitsprozesse für das Team
  • Überblick und Kontrolle über die gesamte Veranstaltung
  • Einfaches Datenmanagement gemäß DSGVO.

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