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Kundenmanagement ist heute weitaus mehr als nur freundlicher Service – nicht nur in Unternehmen der freien Wirtschaft, sondern auch in kommunalen Betrieben. Die systematische Dokumentation der Kommunikation und der entsprechenden Daten sind die Voraussetzung für eine gute Kundenbetreuung. Besonders in serviceorientierten Bereichen bietet die passende CRM-Software enorme Potenziale zur Ressourceneinsparung und Umsatzsteigerung durch effektives Kundenmanagement, wenn sie allen Anforderungen des Unternehmens entspricht. Optimale Lösungen lassen sich an Umstrukturierungen oder Erweiterungen anpassen, wenn das Unternehmen wächst. Sie unterstützen die Mitarbeiter beim Adress- und Kontaktmanagement, bei der Akquise und Auftragsabwicklung und schließlich bei der Kundenhistorie, dem Dokumentenmanagement und der Rechnungstellung. Prosoz Herten nutzt als Marktführer für kommunale IT in Deutschland bereits seit 20 Jahren ein CRM- und Projektmanagement-System, mit dem der Dienstleister seine Kunden effizient verwalten kann. Durch den modularen Aufbau des Systems hat sich die Lösung im Laufe der Jahre den veränderten Bedürfnissen des Unternehmens angepasst – einer der Gründe, warum man nun seit bereits 20 Jahren vertrauensvoll mit dem Software-Anbieter zusammenarbeitet. Prosoz Herten bietet Kommunalverwaltungen aus dem gesamten Bundesgebiet maßgeschneiderte IT-Lösungen für die Bereiche Arbeit, Soziales, Kinder- und Jugendhilfe, Bauen und Ordnung sowie Business Intelligence. Die 240 Mitarbeiter und über 100 freie Trainer begleiten Kommunen mit Softwareimplementierung, individueller Beratung und praxisorientierter Qualifizierung. Mit diesem ganzheitlichen Ansatz konnte sich Prosoz in den letzten Jahren als Marktführer für kommunale IT behaupten. Die Mitarbeiter entwickeln Lösungen für die tägliche Verwaltungsarbeit, beraten ihre Kunden in der Prozess- und Organisationsentwicklung und begleiten sie bei der Projektdurchführung. Die Beratung beginnt mit der individuellen Bedarfsanalyse, führt über die Implementierung und Optimierung der Software bis hin zur Qualifizierung der Anwender. Zu dem Firmenhauptsitz in Herten kommen fünf weitere Geschäftsstellen hinzu, von denen aus die Kundenverträge verwaltet werden, deren Zahl mittlerweile in die Tausende geht. Sowohl die Vielzahl der Kunden als auch die deutschlandweite Aufstellung des Dienstleisters führte schon früh zu der Entscheidung, sich ein professionelles CRM-System ins Haus zu holen.

Aktuelle Daten dank Integration aller Geschäftsbereiche
Bereits seit 1991 nutzt Prosoz die Software Vemas des Anbieters scholz.msconsulting als kaufmännische Gesamtanwendung. Die zuvor verwendete Lösung unterstützte hauptsächlich die Fakturierung, typische CRM-Tools wie z.B. zur Vertriebssteuerung oder zum Hotline-Management fehlten. Das war schließlich der Grund, sich nach einem neuen Tool umzusehen. Als CRM- und Projektmanagement-Software ermöglicht Vemas neben der Steuerung des Projektgeschäfts auch die Vertragsfaktura und die Termineinsatzplanung für die Mitarbeiter. Der modulare Aufbau der Lösung war schon damals ausschlaggebend bei der Entscheidung für den Anbieter scholz.msconsulting und wird nach wie vor sehr geschätzt: „Durch die Integration der für uns wichtigen Betriebsbereiche haben wir alle Daten auf einer Oberfläche“, erklärt Oliver Bluhm, Projektleiter bei Prosoz. „Termine, Projekte und auch Preislisten sind miteinander verknüpft. Wenn sich Termine verschieben, dann geht das sofort mit in die Planung ein. Vemas war durch den modularen Aufbau stets flexibel genug, um mit dem Ausbau unserer Projektaktivitäten Schritt zu halten.“ Die Integration aller Bereiche hat den großen Vorteil, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind, und das ohne die mühselige Aktualisierung in mehreren Untersystemen. Vor kurzem ist der IT-Dienstleister aus Herten auf die jüngste, webbasierte Version Vemas.NET umgestiegen. Mit Vemas.NET lassen sich alle betriebswirtschaftlichen Prozesse eines Dienstleistungsunternehmens abwickeln: angefangen bei der Vertriebssteuerung über das CRM, die Projektverwaltung mit integrierter Projektplanung bis hin zur automatischen Berechnung von Dienstleistungen, Produktauslieferungen sowie Service- und Support-Verträgen. Außerdem unterstützt die Lösung das Hotline-Management bis hin zum integrierten Projekt-Controlling mit Unternehmenszahlen auf einen Klick. Für die Verwaltung der Projekte bei ihren kommunalen Kunden kommt den Prosoz-Mitarbeitern vor allem die integrierte Rechnungsautomatik entgegen. Damit werden Produkte, Projekte und Verträge fakturiert. Tätigkeitsberichte der Mitarbeiter müssen nicht mehr aufwendig gesucht und an Rechnungen geheftet werden. Die neue webbasierte Version der Software bietet hier noch weitere Vorteile. Die 225 Vemas-Lizenzen, die Prosoz heute nutzt, sind auf alle sechs Unternehmensstandorte verteilt, doch durch den Zugriff über das Internet stehen die Daten aus dem CRM-System den Mitarbeitern aller Standorte jederzeit zur Verfügung. Ein weiterer Vorteil ist, dass besonders Projektmitarbeiter von jedem beliebigen PC mit Internetzugang auf das System zugreifen können. „Die webbasierte Anwendung ist sehr komfortabel“, sagt Herr Bluhm. „Die intuitive Bedienung der Software und die Möglichkeit der mobilen Nutzung sparen erstens Zeit und bringen zweitens mehr Flexibilität in die Abläufe.“

Einfache Ergonomie für einfaches Arbeiten
Die Mitarbeiter bei Prosoz sind mit den Funktionen und der Bedienung von Vemas.NET sehr zufrieden, durch kompetente Schulungen konnten sie sich schnell mit der neuen Version der altbekannten Software vertraut machen. „Die Ergonomie der Oberflächen vermittelt eine vertraute Arbeitsumgebung, die man praktisch als gelebten Standard bezeichnen kann“, erklärt Herr Bluhm. Auch die Supportleistungen von scholz.msconsulting kann er nur positiv hervorheben. Zum einen seien die Support-Mitarbeiter stets erreichbar, zum anderen konnten Lösungen bisher immer schnell geliefert werden. Hotline-Mitarbeiter können sich mittels Remote-Zugriff auf den Rechner des Nutzers schalten und so direkt am Bildschirm den Lösungsweg aufzeigen – ein Maßnahme, die von den Mitarbeitern bei Prosoz als sehr hilfreich empfunden wird.

Da die Funktionen und Leistungen der neuen Version überzeugt haben, testet man jetzt das Seminarmodul von Vemas. „Wir schulen im Jahr viele hundert Leute im Umgang mit der Software, die wir bei unseren Kunden implementieren. Zur Organisation unserer Seminare und Schulungen möchten wir zukünftig das Vemas-Modul für diesen Bereich nutzen“, berichtet Herr Bluhm. Auch hier wird die durchdachte Architektur der Software deutlich. Der modulare Aufbau macht die Anpassung an neue Unternehmensbedürfnisse ganz einfach. Damit steht auch einer Zusammenarbeit in den kommenden 20 Jahren nichts im Wege.

Mehr erfahren Sie im Internet unter:www.msconsulting.de