Als Klaus Grutzeck Ende der 1970er-Jahre in seiner Freizeit eine Adressverwaltung entwickelte, legte der Software-Entwickler damit den Grundstein für Grutzeck-Software, heute einer der führenden Anbieter von CRM-Software für Contact Center. Über 300 meist mittelständische Unternehmen nutzen die Lösungen des Anbieters aus Hanau, der in diesem Jahr sein 40-jähriges Jubiläum feiert. „Wir haben uns über die Jahrzehnte stets weiterentwickelt und neu erfunden“, sagt Markus Grutzeck, Sohn des Gründers und seit 1997 Geschäftsführer der Grutzeck-Software GmbH. „Heute bieten wir weit mehr als nur Software, sondern wir begleiten unsere Kunden bei der Optimierung von Vertriebs- und Kundenservice-Prozessen. Dazu gehören Analyse und Beratung, Prozessgestaltung und das Customizing unserer Software-Produkte.“

Von der Karteikarte zur Adressverwaltung

Zum Programmieren fand Klaus Grutzeck eher zufällig: Frisch verheiratet mit seiner Frau Adelheid wollte der damalige Beleuchter in einem Theater in Heidelberg Ende der 1960er-Jahre einen „richtigen“ Beruf lernen. Die IT Branche steckte noch in den Kinderschuhen. Eine Kurz-Ausbildung zum Programmierer folgte. Bis 1977 arbeitete er in verschiedenen Unternehmen, bevor er als Leiter Software-Entwicklung in einem Systemhaus in Bruchköbel begann. Das Unternehmen exportierte Hardware in den damaligen Ostblock. Doch in Zeiten des Kalten Krieges und des Handelsembargos wurde das zunehmen schwieriger.
Im Büro war Ende der 70er Jahre die Schreibmaschine das dominante Arbeitswerkzeug. Kontaktdaten befanden sich in Registraturen auf meist handschriftlichen Karteikarten. Ein Computer kostete den Gegenwert eines Mittelklassewagens.
Es entstand die Idee, eine Software für den Massenmarkt Büro zu entwickeln. Mit einer elektronischen Adressverwaltung und Textverarbeitung sparte man sich das immer wieder gleiche Tippen der Anschriften in Briefe. Durch das Speichern von Briefvorlagen und automatische Einfügen der Adressen konnte man die Arbeit extrem beschleunigen.
Nebenberuflich entwickelte Klaus Grutzeck die Software. Auf den Namen seiner Frau Adelheid wurde dazu die „A. Grutzeck-Software Design“ gegründet. 1979 erblickte die erste Version von AGTEXT das Licht der Welt. Später wurde die Software um Terminmanagement erweitert. Schon damals spielte die Kommunikation eine wichtige Rolle. So konnte AGTEXT bald über das moderne Teletex Briefe elektronisch versenden und unterstützte die automatisierte Anwahl von Kontakten.
In den 80er Jahren nutzten so in unterschiedlichen Sprachen mehr als 10.000 Anwender AGTEXT und rationalisierten damit die Abläufe im Büro.

1993 brachte Microsoft die erste grafische Version des Betriebssystems Windows auf dem Markt. Lange überlegte man, ob eine Portierung der Lösung auf Windows oder IBMs OS/2 sinnvoll sei.
Im gleichen Jahr portierte man das Adressmanagement auf Windows. Auf der Suche nach einem geeigneten Produktnamen kam man in einer CeBIT Feierabendlaune auf den noch heute gültigen Namen AG-V.I.P.. AG steht dabei für die Initialen der Gründerin Adelheid Grutzeck. Und in V.I.P. spiegelt sich wider, dass damals Speicherplatz knapp und teuer war und die gespeicherten Adressen „Very Important Persons“ waren.
Schon früh brachte Grutzeck verschiedene Sprachvarianten für den Export auf den Markt, Vertriebspartner boten die Software in Spanien, Italien und Großbritannien an.
Der heute noch verfolgte Best-of-Breed-Ansatz führte dazu, dass man die Textverarbeitung nicht auf Windows portierte, sondern Schnittstellen zu den führenden deutschen Anbietern und den ersten Versionen von Microsoft Word schaffte.
AG-V.I.P. wurde modular erweitert um den Terminmanager AG-Top und die Telefonielösung AG-Tel. Ende der 80er Jahre entstanden erste Telefonmarketing Agenturen. Hier wollte man Adresslisten gemeinsam im Team abarbeiten. Das wurde mit der Telefonmarketingsoftware AG-Call-Center-Suite möglich.

Der Generationswechsel

Zwar hatte Markus Grutzeck den elterlichen Betrieb schon von Kindesbeinen an genutzt, um sein Taschengeld aufzubessern. Doch die Übernahme des Unternehmens war für ihn lange keine Option. Als Mitte der 1990er-Jahre zuerst die Mutter und später auch der Vater erkrankten, stand für den Sohn die Entscheidung zwischen der Promotion in Wirtschaftsinformatik oder Einstieg in das elterliche Geschäft an. Markus Grutzeck entschied sich gegen die wissenschaftliche Karriere und wurde 1996 Unternehmer – mit damals 26 Jahren.

Zügig baute er das sehr auf die Gründer zugeschnittene Unternehmen um. Verabschiedete sich von wenig profitablen Marktsegmenten und konzentrierte sich auf die damals stark wachsende Telefon- und Direktmarketing-Branche.

Von der Adressverwaltung zur Customer Journey

In den Anfangsjahren ging es darum, durch zentrale Adressverwaltung zeitraubendes Suchen nach Daten zu vermeiden, oder Schriftstücke speichern, erneut aufrufen und verändern zu können. „Wir haben dem Chaos und der Zettelwirtschaft im Büro den Kampf angesagt“, beschreibt Markus Grutzeck. Und schon damals ging es darum, moderne Kommunikationskanäle – in den 1980er-Jahren waren das Telefon und der „Fernschreiber“ Teletex – direkt anzubinden, sodass man mit einem Mausklick entsprechende Verbindungen aufrufen konnte. Dies hat sich kontinuierlich weiterentwickelt. So steht heute die Automatisierung von kontaktbezogenen Geschäftsprozessen in Unternehmen im Mittelpunkt der Software-Lösungen. Der Kern ist auch heute noch der einzelne Kontakt, eine Customer Relationship Management (CRM) Lösung. Grutzeck Software unterstützt Unternehmen durch die Beschleunigung von Prozessen in der Kundengewinnung und -betreuung. Schnittstellen zu anderen Systemen erlauben einen einfachen Datenaustausch.

Seit 2003 verfügt AG-VIP SQL über ein frei definierbares Datenbankdesign und bietet dem Anwender frei per Drag&Drop gestaltbare Oberflächen. Mit einem grafischen Workflow-Designer können Geschäftsprozesse rund um einen Kontakt gestaltet, geplant und visualisiert werden. Module wie ein Key Account Management, entfernungsoptimierte Terminvereinbarung für den Außendienst, Predictive Dialing (eine intelligente automatische Anwahl von Telefonnummern) und Schnittstellen zu Marketing Automation Lösungen oder Website-Tracking für die effiziente digitale Neukundengewinnung runden das Leistungsportfolio ab.

Den ganzheitlichen Ansatz, den Markus Grutzeck verfolgt, unterstützt seit 2016 das eigene Beratungsunternehmen „Die Erfolgslotsen“, das als Strategie- und Umsetzungsberatung aufgestellt ist.

Solides Familienunternehmen

Vom 2-Personen-Unternehmen hat sich Grutzeck-Software zu einem kleinen Mittelständler mit heute neun Mitarbeitern entwickelt. Das Unternehmen bildet regelmäßig aus und bietet Plätze für duale Studenten an. Familiär ist das Unternehmen dabei geblieben: Markus Grutzeck ist Geschäftsführer und gibt als Impulsgeber die Entwicklungsrichtung vor.
Seine Frau Martina ist Mitgesellschafterin und verantwortet die kaufmännischen Geschicke des Unternehmens. Auch der Leiter der Software-Entwicklung Martin Richter ist am Unternehmen beteiligt und kann in diesem Jahr auf 30-jährige Unternehmenszugehörigkeit zurückblicken. „Uns eint das Bewusstsein, dass wir nur dann erfolgreich sind, wenn unsere Kunden erfolgreich sind“, sagt Markus Grutzeck. „Und dafür arbeiten wir alle gemeinsam und sehr eng mit unseren Kunden an Strategien, Lösungen und Werkzeugen für die Zukunft.“